Dług firmowy trafił do windykacji - od czego zacząć rozmowę?

Prowadzę małą firmę usługową i jeden większy zaległy rachunek został już przekazany do windykacji. Nie chodzi o to, że chcę unikać płatności, ale kwota, którą podają, różni się od moich wyliczeń, bo doliczyli jakieś koszty i odsetki. Zastanawiam się, czy najpierw prosić ich pisemnie o pełne rozliczenie i podstawę roszczenia, czy od razu składać propozycję spłaty w ratach. Mam teraz nierówne wpływy, więc boję się zadeklarować ratę, której potem nie utrzymam. Jak praktycznie podejść do takiej rozmowy, żeby nie pogorszyć sytuacji i jednocześnie zostawić sobie dowód, że firma chce się dogadać?